バーチャルオフィスの必要書類は？個人・法人別に申し込み前の準備を解説

バーチャルオフィスを申し込むときは、本人確認書類や法人確認書類の提出を求められるのが一般的です。必要書類は、個人・個人事業主として申し込むのか、法人として契約するのかによって変わります。

書類に不備があると、審査や利用開始までに時間がかかる場合があるため注意が必要です。

バーチャルオフィスの必要書類は個人・法人で異なる

バーチャルオフィスの必要書類は、申し込み区分によって変わります。個人や個人事業主として契約する場合は、本人確認書類が中心です。一方、法人契約では、会社の登記情報を確認できる書類を求められるケースがあります。

必要書類のポイントは以下の2つです。

では、それぞれの違いを見ていきましょう。

個人事業主は本人確認書類を用意する

個人事業主がバーチャルオフィスを申し込む場合は、本人確認書類が必要になります。運転免許証、マイナンバーカード、在留カードなど、氏名・住所・生年月日を確認できる書類を用意しましょう。

サービスによっては、顔写真付きの書類1点で申し込める場合もあれば、補助書類¹をあわせて求められる場合もあります。個人事業主だからといって、必ず開業届の控えが必要になるとは限りません。

ただし、申し込みフォームに入力した氏名や住所と、本人確認書類の内容が一致していないと、再提出になる可能性があります。引っ越し直後や氏名変更後は、書類の更新状況を先に確認しておきましょう。

法人契約では登記情報を確認できる書類が必要になる

法人としてバーチャルオフィスを契約する場合は、会社の存在や代表者を確認するための書類が必要になることがあります。代表的なのは、履歴事項全部証明書²です。会社名や本店所在地、代表者名など、登記されている情報を確認するのに必要になります。

法人契約では、会社の書類だけでなく、代表者や申し込み担当者の本人確認書類も求められる場合があります。代表者以外の担当者が手続きする場合は、委任状が必要になるケースも少なくありません。

法人設立前に住所を用意したい場合は、申し込み方法がサービスごとに異なります。個人として契約してから法人契約へ切り替える流れになることもあるため、公式サイトで対応状況を確認しておきましょう。

個人・個人事業主が用意する主な必要書類

個人や個人事業主がバーチャルオフィスを申し込む場合は、本人確認書類を中心に準備します。必要な書類はサービスごとに異なるため、申し込み前に公式サイトの案内を確認しておきましょう。

顔写真付きの本人確認書類

個人・個人事業主の申し込みでは、顔写真付きの本人確認書類を求められるケースが多くあります。代表的な書類は、以下のとおりです。

本人確認書類では、氏名・住所・生年月日が確認されます。オンライン本人確認に対応しているサービスでは、スマートフォンで本人確認書類と顔写真を撮影し、そのまま手続きを進める流れになることもあります。

注意したいのは、本人確認書類に記載された住所です。申し込みフォームに入力した住所と書類上の住所が違うと、確認に時間がかかる場合があります。引っ越し後に住所変更をしていない場合は、先に書類の内容を見直しておきましょう。

住所確認ができる補助書類

サービスによっては、本人確認書類とは別に、現住所を確認できる以下のような補助書類を求められることがあります。

ただし、使える書類や条件は各サービスで異なります。住民票であれば発行から3か月以内、補助書類であれば氏名と現住所が確認できるもの、といった条件が入ることも少なくありません。

法人契約で用意する主な必要書類

法人としてバーチャルオフィスを契約する場合は、会社の情報を確認できる書類と、申し込む人の本人確認書類を用意します。個人契約より確認項目が増えるため、発行日や記載内容を事前に確認しておきましょう。

履歴事項全部証明書

法人契約で求められやすい書類が、履歴事項全部証明書です。会社名や本店所在地、代表者名、設立日など、登記されている法人情報を確認します。

履歴事項全部証明書は、法務局で取得できる登記事項証明書の一種です。バーチャルオフィスの申し込みでは、「発行から3か月以内」など期限が指定される場合があります。古い書類を使うと再提出になることがあるため、申し込み直前に取得しておくと安心です。

なお、法人設立前は履歴事項全部証明書を用意できません。その場合、個人名義で先に申し込むのか、法人設立前プランに対応しているのかをバーチャルオフィスの公式サイトで確認しましょう。

代表者や担当者の本人確認書類

法人契約では、会社の書類だけでなく、代表者の本人確認書類も必要になることがあります。代表者の氏名や住所を確認するため、運転免許証やマイナンバーカード、在留カードなどの提出を求められるケースがあるのです。

代表者本人ではなく、社員や担当者が申し込みを進める場合は、担当者の本人確認書類や委任状が必要になることもあります。誰が契約手続きを行うのかによって必要書類が変わるため、法人名義で申し込む前に確認しておきましょう。

法人契約では、会社名や代表者名の表記ゆれにも注意が必要です。登記情報や申し込みフォーム、本人確認書類の内容に違いがあると、審査や確認に時間がかかる場合があります。

申し込み前に確認したい書類不備の注意点

必要書類を用意していても、記載内容や発行日の条件が合わないと、確認に時間がかかる場合があります。バーチャルオフィスを早めに使いたい場合は、提出前に書類の状態を見直しておきましょう。

申し込み情報と書類の氏名・住所を一致させる

バーチャルオフィスの申し込みでは、入力した氏名や住所と、本人確認書類に記載された情報が照合されます。氏名の表記や現住所、生年月日などに違いがあると、再提出や追加確認を求められる場合があります。

とくに注意したいのは、引っ越し後に本人確認書類の住所変更をしていないケースです。現住所と書類上の住所が違う場合、補助書類の提出を求められることもあります。

法人契約では、会社名・代表者名・本店所在地の表記も確認対象になります。履歴事項全部証明書の内容と申し込み情報がずれていないか、送信前に見比べておきましょう。

書類の有効期限や発行日を確認する

本人確認書類には有効期限があります。運転免許証やマイナンバーカードなどを提出する場合は、期限が切れていないか確認してください。期限切れの書類では、本人確認書類として受け付けてもらえない可能性があります。

住民票や履歴事項全部証明書などは、「発行から3か月以内」といった条件が付くことがあります。以前取得した書類が手元にあっても、申し込み時点で条件を満たしていない場合は、取り直しが必要です。

また、書類を撮影してアップロードする場合は、文字がぼやけていないか、四隅が切れていないかも確認してください。

まとめ｜必要書類を確認してからバーチャルオフィスに申し込もう

バーチャルオフィスの必要書類は、個人・個人事業主として申し込むか、法人として契約するかで変わります。個人の場合は本人確認書類が中心で、法人契約では履歴事項全部証明書や代表者の本人確認書類が必要になるケースがあります。

書類を準備するときは、申し込み情報と本人確認書類の氏名・住所が一致しているか、有効期限や発行日が条件を満たしているかを確認しておきましょう。書類に不備があると、審査や利用開始までに時間がかかる場合があります。

自宅住所を公開せずに事業用住所を用意したい方は、必要書類だけでなく、法人登記・郵便物転送・最低契約期間などもあわせて確認しておくと安心です。

脚注・用語解説